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Der Bernhard-Reiseblog
Für Reisen mit einem sicheren Gefühl
Unser Reiseblog
Laut aktuellen Zahlen von Statista finden jährlich bis zu 41 Millionen Geschäftsreisen von Mitarbeitern deutscher Unternehmen statt. Kein Wunder, denn Geschäftsreisen sind ein wichtiger Bestandteil für das Fördern von Geschäftsabschlüssen.
Damit auch Du das Beste aus Deiner Geschäftsreise herausholst, zeigen wir Dir in folgendem Blogbeitrag alles, was Du wissen musst, um Deine nächste Geschäftsreise erfolgreich zu meistern.
Neben anderem gehen wir darauf ein: Was während der Geschäftsreise als Arbeitszeit gilt, wer für die Geschäftsreise zahlt und was Du ansonsten noch bei der Planung Deiner Geschäftsreise beachten solltest.
Inhaltsverzeichnis
Ab wann spricht man von einer Geschäftsreise?
Was macht man auf einer Geschäftsreise?
Was ist der Unterschied zwischen einer Geschäftsreise und einer Dienstreise?
Was sind Gründe für eine Geschäftsreise und warum sind Geschäftsreisen wichtig?
Wie lange dauert eine Geschäftsreise?
Wann beginnt eine Geschäftsreise und wann endet sie?
Was zählt während der Geschäftsreise als Arbeitszeit?
Welche Vorgaben gibt es für die Geschäftsreise am Wochenende?
Gelten für Geschäftsreisen in Deutschland andere Regeln als im Ausland?
Wer zahlt für die Geschäftsreise?
Spesen bei der Geschäftsreise - Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen 2023?
Wie plane ich eine Geschäftsreise richtig?
Checkliste - Geschäftsreise organisieren und planen
Wie weise ich eine Geschäftsreise nach?
Kann man Geschäftsreisen von der Steuer absetzen?
Sind Geschäftsreisende Touristen?
Allgemein versteht man unter einer Geschäftsreise eine beruflich bedingte Veränderung des Ortes abseits des eigentlichen Dienstortes und Wohnortes der Geschäftsreisenden (Zahlen von Statista).
Abgesehen davon gibt es allerdings noch zwei spezielle Definitionen für die Geschäftsreise, eine nach dem Steuerrecht und eine nach dem Reiserecht:
Definition gemäß Steuerrecht
Im Steuerrecht wird der Begriff Geschäftsreise, nicht verwendet. Stattdessen ist die Rede von einer "beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit".
Diese liegt laut Steuerrecht vor, sobald ein Arbeitnehmer für begrenzte Zeit außerhalb seiner Wohnung sowie außerhalb seiner gewohnten Arbeitsstätte berufstätig ist. Ebenso, wenn es üblich ist, dass der Arbeitnehmer seine Tätigkeit an wechselnden Arbeitsstätten oder in einem Fahrzeug ausführt.
Darüber hinaus listet das Steuerrecht die Kosten auf, die zur Auswärtstätigkeit gezählt werden. Darunter: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
Definition gemäß Reiserecht
Nach Reiserecht gelten Geschäftsreisen als Individualreisen. Demgemäß gelten hier dieselben vertraglichen Voraussetzungen wie bei einer gewöhnlichen Individualreise (siehe auch).
Der Arbeitgeber trägt in diesem Sinne Schutzpflichten. Wesentlich sind hierbei die Reisekostenordnungen des jeweiligen Unternehmens (z.B. Reiserichtlinien oder Travel Policy) sowie auch die Vorgaben des Arbeitsrechts.
Die im Rahmen der Geschäftsreise notwendigen Reiseleistungen werden für gewöhnlich in einem Reisebüro oder beim Leistungsträger erworben.
Eine Geschäftsreise ist eine Reise, die aus beruflichen Gründen stattfindet. Dabei zählt einer Reise erst als Geschäftsreise, wenn der Arbeitnehmer mindestens 8 Stunden seiner Arbeitszeit in die Reise investiert. Eine Geschäftsreise kann nur einen Tag oder gleich mehrere Tage beanspruchen.
Eine Reise im Rahmen der beruflichen Tätigkeiten, die keine 8 Stunden beansprucht, wird als Dienstgang bezeichnet.
Der Unterschied zwischen Geschäftsreise und Dienstreise liegt grundsätzlich nur in der Anstellungsart. Während man im öffentlichen Dienst von einer Dienstreise spricht, wird in der freien Wirtschaft von einer Geschäftsreise gesprochen. In beiden Fällen ist jedoch die Reise mit dem Ziel einer „beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit“ gemeint.
Im Rahmen einer Studie von Chefsache Business Travel im Auftrag des Deutschen Reiseverbands (DRV) wurden 110 Geschäftsführer und Vorstände sowie 110 Fach- und Führungskräfte zum Thema Relevanz von Geschäftsreisen befragt (Studie: Chefsache Business Travel). Dabei nannten die Befragten folgende 8 Hauptgründe:
Gemäß europäischem Arbeitsrecht gibt es keine Vorgaben zur Dauer einer Geschäftsreise. Weder Mindest- noch Höchstdauer sind vorgeschrieben. Die Dauer der Geschäftsreise hängt damit vom Umfang des Dienstgeschäftes ab.
Der berufliche Aufenthalt an einem Ort gilt dabei so lange als Geschäftsreise, bis eine Eingliederung des Arbeitnehmers in den externen Betrieb erfolgt.
Als Tagesgeschäftsreise werden Geschäftsreisen bezeichnet, die keine Übernachtung vorsehen.
Eine mehrtägige Geschäftsreise ist eine Geschäftsreise, die einen Zeitraum von mehreren Tagen beansprucht. Dauert eine solche Geschäftsreise mindestens 24 Stunden, so haben Arbeitnehmer das Anrecht auf eine Spesenabrechnung, mit der sie sich die An- und Anreisetag mit je 14 Euro erstatten lassen können.
Eine Geschäftsreise beginnt mit der Abfahrt vom Dienstort oder Wohnort und endet mit der Rückkehr am Dienstort oder Wohnort.
Die Geschäftsreise darf frühestens um 06:00 Uhr starten und bis 24:00 Uhr andauern. Auch die Anreise in der Unterkunft des Geschäftsortes muss bis 24:00 Uhr erfolgen. Rechtlich vorgeschriebene arbeitsfreie Tage sollten nicht als Reisetage genutzt werden.
Bei Geschäftsreisen am Wochenende haben Arbeitnehmer mindestens 15 Sonntage im Jahr frei. Zusätzlich dürfen Arbeitnehmer, die am Sonntag arbeiten, einen Ersatzruhetag beanspruchen. Dieser muss innerhalb von 2 Wochen ab dem Beschäftigungstag gewährt und genutzt werden.
Je nach Reiseziel kann es im Ausland andere steuerliche, arbeitsrechtliche und finanzielle Umstände als in Deutschland geben. Entsprechend solltest Du Dich vor Antritt der Geschäftsreise ausführlich über die speziellen Anforderungen, die Rechtslage und potenzielle Risiken am Zielort informieren.
Ob der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer die Geschäftsreise zahlt, hängt von den Vertragsbedingungen des Arbeitsvertrages und dem Unternehmen selbst ab. Im Regelfall zahlt aber der Arbeitgeber für die Geschäftsreise.
Zu den Kosten einer Geschäftsreise zählen:
Für private Ausgaben während der Geschäftsreise muss der Arbeitnehmer allerdings meist selbst aufkommen. Hierzu gehören z.B. private Unternehmungen während der Geschäftsreise.
Bei Geschäftsreisen, die mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden beanspruchen, können in der Reisekostenabrechnung 14 Euro eingetragen werden. Ab einer Reisedauer von 24 Stunden kannst Du täglich 28 Euro vermerken. Zudem weitere 14 Euro für den An- und Abreisetag (mehr zum Thema findest Du beim Bundesministerium für Finanzen).
Die Übernachtungspauschale beträgt 20 Euro. Übernachtungskosten werden aber üblicherweise vom Arbeitgeber gedeckt. Solltest Du selbst für die Hotelrechnung aufkommen müssen, kannst Du sie als Werbungskosten in der Steuerklärung anrechnen (siehe auch).
Unabhängig von der Art der Geschäftsreise gibt es einige äußere und innere Rahmenbedingungen, die Du rechtzeitig abklären musst:
Innere Rahmenbedingungen:
Äußere Rahmenbedingungen:
Tipp: Erstelle eine Checkliste mit allen wichtigen Punkten, die Du für Deine Geschäftsreise regeln musst. Ein Beispiel für eine solche Checkliste haben wir unten für Dich vorbereitet.
Eine Geschäftsreise kannst Du über eine ordentliche Dokumentation Deiner Reiseunterlagen nachweisen. Unter anderem solltest Du folgende Unterlagen aufbewahren (auch in digitaler Form) und anschließend bei Deinem Arbeitgeber einreichen:
Du kannst die verschiedenen Bestandteile einer Geschäftsreise als Werbungskosten von der Steuer absetzten. Dazu zählen:
Die Kosten für eine Geschäftsreise sind allerdings nur steuerlich abzusetzen, wenn der Arbeitgeber diese nicht bereits erstattet hat.
Da Geschäftsreisende einem beruflichen Zweck nachgehen, werden sie im Regelfall nicht als Touristen angesehen. Da es jedoch keine einheitliche Definition einer Geschäftsreise gibt, hängt es letztendlich von den Regelungen des jeweiligen Landes ab, ob ein Geschäftsreisender als Tourist eingestuft wird.
Reisevorbereitung
Mobilität
Flughafen
Unterbringung
Eine Geschäftsreise ist eine berufliche bedingte Reise, die außerhalb des eigentlichen Dienst- und Wohnortes stattfindet. Vorgaben, wie lange eine solche Reise dauern darf, gibt es gesetzlich gesehen nicht.
Als Arbeitszeit zählt der Zeitraum vom Anfang bis zum Ende der Arbeitstätigkeit (im Regelfall durchschnittlich 8 Stunden täglich). Die Reisezeit gilt dabei nur als Arbeitszeit, wenn diese in die Fahrt investiert wird oder die Zeit im Zug vom Arbeitgeber als Arbeitszeit vorgeschrieben ist.
Wer die Reisekosten für eine Geschäftsreise zahlt, ist vom Arbeitsvertrag und den Unternehmensrichtlinien abhängig, in der Regel übernimmt jedoch der Arbeitgeber die wesentlichen Reisekosten.
Bei der Planung der Geschäftsreise gibt es innere (z.B. Budget, Fragen der Datensicherheit, Kommunikation mit Geschäftsreisenden) wie äußere Faktoren (Kopien von Dokumenten, Visum, Reiseversicherungen) zu bedenken. Eine Checkliste hilf Dir dabei, nichts zu vergessen.
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