Das erwartet Sie in unserem Blogbeitrag:
• Was eine Dienstreise ausmacht und was Sie von anderen Arbeitsreisen unterscheidet ✔️
• Arbeitsrechtliche Aspekte einer Dienstreise ✔️
• Steuerrechtliche Aspekte einer Dienstreise ✔️
• Sozialversicherungsrechtliche Aspekte einer Dienstreise ✔️
• Worum Sie sich als Arbeitgeber zudem noch kümmern müssen ✔️
Die Entsendung von Personal ins Ausland wird in einer zunehmend stark vernetzten Welt immer wichtiger. So schätzen laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) 58 % der befragten Unternehmen, Aktivitäten im Ausland als entscheidend für den Unternehmenserfolg ein.
Bei einer Dienstreise kann jedoch einiges schiefgehen. Im schlimmsten Fall wird der Mitarbeiter zum „accidental expat“, sodass eine Doppelversteuerung auf Sie zukommt.
Damit Ihnen genau das nicht passiert, haben wir Ihnen im folgenden Artikel alle Gesichtspunkte zusammengefasst, die Sie als Arbeitgeber beachten sollten, wenn Sie einen Mitarbeiter ins Ausland schicken.
Neben anderem gehen wir dabei auf arbeitsrechtliche, sozialversicherungstechnische sowie steuerrechtliche Aspekte ein.
1. Was definiert eine Dienstreise?
Als Dienstreise bezeichnet man die befristete Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland. Dabei übt der Arbeitnehmer seine Beschäftigung für das Unternehmen im Gastland aus. Grundsätzlich bleibt er aber Teil des deutschen Arbeitsmarktes.
Einheitlich geregelte Vorgaben gibt es für die Dienstreise nicht. Als Arbeitgeber sollten Sie deshalb entsprechende Regelungen im Arbeitsvertrag verankern. Besonders wichtig ist dabei, dass Sie festhalten, welche Bestandteile der Reisetätigkeit als zusätzliche Arbeitszeit gelten.
Wo beginnt und endet eine Dienstreise?
Eine Dienstreise beginnt mit der Abfahrt vom Dienstort des Herkunftslandes. Entsprechend bedeutet die Rückkehr zum Dienstort des Herkunftslandes das Ende der Dienstreise. Als zumutbar gilt die Abreise ab 6 Uhr und eine Ankunft bis 24 Uhr (mehr zum Thema).
Dienstreise oder Dienstgang – Wo ist der Unterschied?
Im Gegensatz zu einer Dienstreise findet ein Dienstgang regional statt. Der Arbeitnehmer verreist hier im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit in eine benachbarte bzw. nahegelegene Ortschaft.
Dienstreise in der Europäischen Union
In der Europäischen Union ist es Unternehmen aufgrund der Dienstleistungsfreiheit gestattet. Dienstleistungen in anderen EU-Staaten, ohne Niederlassung vor Ort zu verrichten.
Die Richtlinie 96/71/EG regelt dabei:
- Mindestentgeltsätze
- Höchstarbeits- und Mindestruhezeiten
- bezahltem Mindestjahresurlaub
- Vorschriften im Bereich Sicherheit, Gesundheitsschutz und Hygiene am Arbeitsplatz
2. Was ist arbeitsrechtlich bei Dienstreisen zu beachten?
Die Entsendung zu einer Dienstreise muss einvernehmlich im Arbeitsvertrag festgehalten bzw. ergänzt werden.
Dauert die Dienstreise länger als einen Monat, müssen darüber hinaus alle wesentlichen Bedingungen (Arbeitsort, Arbeitsentgelt und Kündigungsfristen etc.) schriftlich festgehalten werden.
Zudem sollten zusätzliche zwingende Vorschriften des Auslandes (gesetzliche Arbeitszeit, Höchstarbeitszeiten, Nacht- und Sonntagsarbeit etc.) in den Vertrag aufgenommen werden.
Treffen beide Parteien keine explizite vertragliche Vereinbarung, so greift das anwendbare Recht am gewöhnlichen Arbeitsort. In der Regel bedeutet also, das Arbeitsrecht im Herkunftsland.
3. Steuerrecht - Das gilt bei Dienstreisen
Grundsätzlich ist der Arbeitslohn am Wohnsitz des Arbeitnehmers, das heißt in Deutschland steuerpflichtig. Dennoch kann es passieren, dass auch der ausländische Fiskus den Arbeitslohn besteuern will. Damit würde der Arbeitslohn einer Doppelbesteuerung unterliegen.
Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und einer Vielzahl anderer Staaten, dienen jedoch dazu, die Doppelbesteuerung auszuschließen. Im Rahmen eines Doppelbesteuerungsabkommens gilt die 183-Tage-Regelung.
Verweilt ein Arbeitnehmer kürzer als 183 Tage im Gastland, so werden die Auskünfte ausschließlich am Ort des Wohnsitzes versteuert.
Hierzu zählen im Übrigen auch Ankunftstage, Abreisetage, Urlaubstage und Krankheitstage. Auf der Webseite des Finanzamtes finden Sie einen Überblick über alles Staaten, mit denen Deutschland ein solches Abkommen geschlossen hat. Darüber hinaus ist die Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen bis zu 3 Monaten steuerfrei (Weitere Details zur 183-Tage-Regelung).
Was gilt bei langfristiger Entsendung?
Werden Sie länger als 183 Tage entsandt, gilt Ihre Dienstreise als langfristige Entsendung. Folglich unterliegen Sie dann den steuerrechtlichen Vorgaben des Gastlandes und sind damit auch dort steuerpflichtig.
4. Wie sollten Sie sich sozialversicherungsrechtlich vorbereiten?
Sozialversicherungsrechtlich ist jede Dienstreise ins Ausland als Entsendung anzusehen, wenn diese durch den Arbeitgeber angefordert wurde. Wie lange die Dienstreise dauert, ist dabei unwichtig.
Zudem ist der Arbeitnehmer weiterhin sozialversicherungspflichtig im Heimatland. Jedoch müssen hierfür einige Voraussetzungen erfüllt sein.
Um die Beitragspflicht im Ausland zu umgehen und Versicherungslücken in Deutschland zu vermeiden, muss vor Beginn der Dienstreise die Entsendung der Krankenkasse gemeldet und eine A1-Bescheinigung beantragt werden. Dies gilt im Übrigen schon für eintägige Reisen. Zudem darf die Entsendung maximal 24 Monate dauern. Verlängerungen sind allerdings mit Genehmigung möglich.
Die A1-Bescheinigung dient dabei als Nachweis dafür, dass der Entsandte den Sozialversicherungsvorschriften Deutschlands unterliegt.
Mithilfe der A1-Bescheinigung können die Beiträge schließlich ins Sozialversicherungssystem Deutschlands abgeführt werden. Sie ist für die Europäische Union, die Schweiz und den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gültig.
Sozialversicherungsabkommen
Für Dienstreisen außerhalb der EU, EWR und der Schweiz gibt es Sozialversicherungsabkommen. Ähnlich wie ein Doppelbesteuerungsabkommen soll das Sozialversicherungsabkommen die Doppelversicherung vermeiden. Außerdem wird festgehalten, welche Versicherungsansprüche im Gastland gelten.
Wenn kein Sozialversicherungsabkommen im Gastland vorliegt, so muss im Einzelnen geprüft werden, ob Sie nur in Deutschland versicherungspflichtig sind oder ob eine Doppelversicherung notwendig ist.
Einen Überblick über alle Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat und welche Ansprüche gelten, erhalten Sie hier.
5. Was müssen Sie als Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?
Als Arbeitgeber haben Sie vor, während und nach der Reise eine Schutzpflicht und Fürsorgepflicht gegenüber dem Arbeitnehmer. So müssen Sie zunächst feststellen, ob der Arbeitnehmer gesundheitlich fit ist und gegebenenfalls für Impfungen sorgen.
Zusätzlich sind Sie verpflichtet, den Arbeitnehmer über potenzielle Gefahren aufzuklären, Sicherheitshinweise zu vermitteln und diesen über Reisewarnungen zu informieren. Informationen zur Lage in Krisenregionen finden Sie auf der Webseite des Auswärtigen Amts.
Schließlich müssen Sie dem Arbeitnehmer bei den Reiseformalitäten unter die Arme greifen. Hierzu zählen die folgenden Kostenpunkte:
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