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Diese 8 Fehler können sie bei Vereinsreisen vermeiden

Diese 8 Fehler können sie bei Vereinsreisen vermeiden

Das Wichtigste in Kürze

• Dient die Reise nicht ausschließlich dem Vereinszweck oder müssen Ihre Mitglieder zuzahlen, kann Ihr Verein schnell zum Reiseveranstalter werden ✔️

• Vergessen Sie nicht, die essenziellen Reiseversicherungen abzuschließen und finden Sie den passenden Tarif mit unserem Tarifrechner ✔️

• Als Reiseveranstalter haben Sie Informationspflicht, Hinweispflicht und eventuell Insolvenzversicherungspflicht ✔️

• Markieren Sie mitreisende Dritte stets als durchlaufende Posten ✔️

• Zuschüsse sind auf 60 pro Person im Jahr begrenzt ✔️

 

Vereinsreisen sind eine großartige Möglichkeit die Geselligkeit im Verein zu stärken, während man der liebsten Tätigkeit nachgeht. Doch Vorsicht! Bereits hier lauert der erste Fehler auf Sie.

Dient eine Vereinsreise nämlich nicht ausschließlich dem Vereinszweck, so kann es passieren, dass Ihr Verein sich schnell zum Reiseveranstalter wandelt. Die Folge: Steuerliche Belastung, zusätzliche Haftung und im schlimmsten Fall der Verlust der Gemeinnützigkeit.

Damit Sie Ihre nächste Vereinsreise unbesorgt genießen, zeigen wir Ihnen, wie Sie die 8 häufigsten Fehler bei Vereinsreisen vermeiden können.



Fehler 1: Unbewusst zum Reiseveranstalter werden

Bei Vereinsreisen wird grundsätzlich zwischen 3 verschiedenen Reisetypen unterschieden.

  • Reisen, die dem Vereinszweck dienen
  • Reisen, die sowohl dem Vereinszweck als auch zur Geselligkeit, zur Erholung und zum Erlebnis dienen
  • Reisen, die ausschließlich der Geselligkeit, der Erholung und dem Erlebnis dienen

Dient die Vereinsreise ausschließlich dem Vereinszweck (Beispiel: Trainingslager bei einem Sportverein) und wurde diese angemessen für das Finanzamt protokolliert, kommen keine weiteren Probleme auf Sie zu.

Dies ändert sich, wenn Sie bei der Vereinsreise bereits 2 reisetypische Leistungen abdecken (Transfer, Übernachtung, Programmangebot etc.). In diesem Fall wird Ihre Vereinsreise dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zugeordnet.

Der Verein oder sogar der Vorstand gilt dann gemäß Reisevertragsrecht (§§ 651 a ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB)) als Pauschalreiseveranstalter. Dasselbe gilt, wenn Ihr Reise von vornherein vom Vereinszweck abweicht.

Problematisch ist das Ganze aus 3 Gründen:

  1. Als Pauschalreiseveranstalter kommen steuerliche Belastungen auf Sie zu
  2. Sie haften nun nicht nur für die Schäden von Vereinsmitgliedern, sondern sind zudem für die Schäden Ihrer Kooperationspartner (Busunternehmen, Hotels etc.) verantwortlich
  3. Im schlimmsten Fall verlieren Sie Ihre Gemeinnützigkeit

Planen Sie also eine Vereinsreise, die nicht dem Vereinszweck dient, wollen jedoch gleichzeitig das Risiko umgehen, so ist es besser auf einen externen Reiseveranstalter zurückgreifen (Mehr zum Thema).


Fehler 2: Vereinsmitglieder zuzahlen lassen

Zuzahlungen (Kosten für Hotel, Bahn, Verpflegung) der Vereinsmitglieder können unter Umständen ebenfalls dazu führen, dass sie als Reiseveranstalter eingestuft werden. Am besten umgehen Sie dies, indem Sie die Reiseteilnehmer erst nach der Reise zahlen lassen oder die Kosten umgehend abrechnen.


Fehler 3: Reiseversicherungen vergessen

Vereine sind juristische Personen und als solche haften Sie für die Schäden Ihrer Vereinsmitglieder. Wird also ein Sachschaden durch ein Vereinsmitglied verursacht, sagt eines der Mitglieder im letzten Moment die Reise ab oder kommt jemand aufgrund eines Unfalls ins Krankenhaus, sitzen Sie als Verein selbst auf den Kosten.

Besonders teuer wird das, wenn es sich um eine Auslandsreise handelt, denn hier greifen die gängigen Versicherungen aus Deutschland nicht mehr länger. In unseren Versicherungen für Vereine und Verbände haben wir alle essenziellen Versicherungen für eine Vereinsreise in einem Sachpaket für Sie gebündelt. Hierzu zählen:

Wollen Sie die Reise dann doch selbständig planen und sind bereit die Verantwortung als Reiseveranstalter auf sich zu nehmen, sollten Sie sich zudem über eine Reiseveranstalter-Haftpflichtversicherung absichern.

Diese deckt die zusätzlichen Kosten bei Personenschäden, Sachschäden und Vermögensschäden ab. Darüber hinaus können Sie mit einer Reiseveranstalter-Haftpflichtversicherung abgesehen vom Verein auch ehrenamtliche Mitarbeiter und Hilfspersonen mitversichern (Mehr dazu).


  • Tipp: Alles, was für das Thema Reiseversicherungen für Vereinsreisen und Gruppenreisen entscheidend ist, erfahren Sie in diesem Blogartikel!

Fehler 4: Der Versicherungstarif ist nicht individuell auf den Verein zugeschnitten

Sie sollten Ihre Versicherung stets Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechend anpassen. So lohnt es sich manchmal, das Risiko selbst zu tragen, während in anderen Fällen eine Versicherung goldwert ist.

Zudem sollten Sie überzeugt von den Konditionen sein, bevor Sie eine Versicherung abschließen. Damit Sie schnell und einfach den passenden Tarif finden, haben wir einen Tarifrechner für Sie eingerichtet.


Fehler 5: Informationspflicht und Hinweispflicht wird nicht eingehalten

Sind Sie als Reiseveranstalter einer Vereinsreise aktiv, so stehen Sie in der Informationspflicht und Hinweispflicht. Konkret heißt das, dass Sie den Reiseteilnehmern folgende Informationen zur Vereinsreise bereitstellen müssen:

  • Inhalte der Reiseausschreibung (Zahlungsvoraussetzungen, Preis, Route, Unterkunft und Verpflegung, etc.)  
  • Hinweise vor Vertragsschluss (Allgemeine Geschäftsbedingungen, Pass- u. Visaformalitäten, gesundheitspolizeiliche Fragen, Impfungen)  
  • Details zur Buchungsbestätigung (Zieladresse, Art der Unterkunft, zusätzliche Leistungen etc.)  
  • Auskunft vor Reiseantritt (Ort und Zeit der An- und Abreise, Anschrift des örtlichen Reisevertreters, evtl. Botschaftsadressen usw.)  
  • Informationen über den Reiseveranstalter (Angabe in allen Dokumenten)

Fehler 6: Es wird kein Sicherungsschein an die Reiseteilnehmer ausgehändigt

Übernehmen Sie letzten Endes doch die Rolle des Reiseveranstalters, so müssen Sie sicher gehen, dass die Reiseteilnehmer im Falle der Insolvenz den Preis ganz oder teilweise erstattet bekommen.

Auch für Aufwendungen, die für die Rückreise entstehen, müssen Sie als Reiseveranstalter aufkommen. In diesem Sinne sind Sie verpflichtet, eine Reiseinsolvenzversicherung abzuschließen und den Sicherungsschein an die Reiseteilnehmer auszuhändigen.

Erfüllen Sie jedoch folgende Kriterien, so sind Sie gemäß § 651 k Abs. 6 BGB als Gelegenheitsveranstalter von dieser Regel ausgenommen:

  • Sie führen Pauschalreisen maximal zweimal im Jahr durch
  • Der Reisepreis wird erst nach Abschluss der Reise abgerechnet
  • Es gibt kein Rücktransportrisiko.  
  • Die Vereinsreise dauert nicht länger als 24 Stunden, kostet nicht mehr als 75 Euro pro Person und es ist keine Übernachtung inbegriffen (Tages-Pauschalreise)

Fehler 7: Mitnahme Dritter nicht als durchlaufende Posten markiert

Dritte, das heißt Mitreisende, die keine Vereinsmitglieder sind, müssen stets als durchlaufende Posten markiert werden. Ansonsten könnte eine Umsatzsteuer fällig werden.


Fehler 8: Zuschüsse an Mitglieder übersteigen die Höchstgrenze

Wenn Sie als Verein einen Teil der Reisekosten für Ihre Vereinsmitglieder übernehmen wollen, so dürfen Sie jedes Mitglied mit maximal 60 Euro im Jahr unterstützen.

Der Grund: es handelt sich hierbei um unentgeltliche Zuwendungen, die gemäß Lohnsteuerrecht nur bis zu einer gewissen Grenze zulässig sind. Übersteigen Sie die 60 Euro Grenze, können Sie potenziell Ihre Gemeinnützigkeit verspielen.

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