Reiserücktrittsversicherung für Klassenfahrt

Zeitlicher Rahmen: 12 Monate im Voraus

Abstimmung mit Schulleitung und Klasse

• Kläre potenzielle Termine und die Reisedauer mit der Schulleitung ab
• Die Klassenfahrt darf sich nicht mit der Prüfungsphase überschneiden
• Diskutieren Sie gemeinsam mit der Klasse, welches Reiseziel und welcher Schwerpunkt sie besonders interessiert (z. B. Reise mit sportlichem Schwerpunkt, Kulturreise oder Städtereise)

Angebote einholen

• Holen Sie mit Hinsicht auf die abgesprochenen Wünsche der Schüler Angebote unterschiedlicher Reiseveranstalter und Unterkünfte ein
• Vergleichen Sie die Angebote auf Kosten, Programm, Verpflegung und Unterkunft (z. B. bieten einige Anbieter auch kombinierte Pakete an)
• Stellen Sie die Auswahl der Klasse vor und sprechen Sie sich erneut mit der Klasse ab

Einberufung Elternabend

• Berufen Sie einen Elternabend ein, um die Eltern über das Vorhaben zu informieren
• Klären Sie zusammen mit den Eltern das Einverständnis mit dem Reiseziel und das Budget der Reise
• Holen Sie die Zustimmung der Eltern in Form einer unterschriebenen Einverständniserklärung ein

Zeitlicher Rahmen: 10 Monate im Voraus

Weiterleiten der Zahlungsaufforderung

• Leiten Sie die Zahlungsaufforderung rechtzeitig an die Eltern weiter, so haben diese genügende Zeit, die Kosten einzuplanen
• Machen Sie sich über Bildungs- und Teilhabeleistungen im Rahmen des Bildungspakets des Bundesministeriums schlau
• Eltern die finanzielle Schwierigkeit aufweisen, können die Klassenfahrt über Zuschüsse der Gemeinde oder einen Förderverein finanzieren

Buchung der Unterkunft

• Holen Sie eine Genehmigung für den Termin der Klassenfahrt bei der Schulleitung ein
• Buchen Sie eine Unterkunft (z. B. Jugendherberge)
• Holen Sie einen Kostenvoranschlag für das Transportmittel Ihrer Wahl ein und buchen Sie dieses direkt, wenn der Preis stimmt

Versicherungsschutz abschließen 

• Springt ein Schüler unerwartet von der Klassenfahrt ab (z. B., weil er nicht versetzt wurde) kommen hohe Stornogebühren auf Sie zu
• Berechnen Sie eine Reiserücktrittsversicherung für Klassenfahrten in den Preis mit ein, diese sichert die Eltern vor Kosten bei Reiserücktritt ab
• Denken Sie zudem an die Lehrerausfallversicherung. Diese greift, falls die Klassenreise aufgrund eines ausgefallenen Lehrers komplett abgesagt werden muss

Zeitlicher Rahmen: 8 Monate im Voraus

Begleitpersonen organisieren

• Oftmals genügt der Klassenlehrer allein nicht aus, um die Übersicht, über die gesamte Klasse während der Klassenreise zu behalten
• Organisieren Sie deshalb eine zusätzliche erwachsene Begleitperson (z. B. einen Lehrer oder ein Elternteil)

Transportmittel buchen

• Haben Sie dies noch nicht getan, sollten Sie spätestens jetzt ein geeignetes Transportmittel (z. B. Bus oder Bahn) buchen 
• Verschaffen Sie sich gleich einen Überblick über den Abfahrts- und Ankunftsort des Transports
• Gleiches gilt für Flugtickets, spätestens jetzt sollten Sie verbindlich für alle Mitreisenden buchen

Finanzierung klären

• In Form eine Benefizaktion können Sie gemeinsam mit der Klasse das Freizeitprogramm der Klassenfahrt finanzieren
• Das geht z. B. durch Verkaufsstände, Flohmärkte oder das Aufführen von Programmen
• Auf diese Weise nehmen Schüler kleine Beträge ein und entlasten die Eltern

Zeitlicher Rahmen: 6 Monate im Voraus

Planung des Freizeitprogramms

• Stimmen Sie sich mit dem Reiseveranstalter oder auch der Jugendherberge über Möglichkeiten für ein Freizeitprogramm am Reiseziel ab
• Erstellen Sie einen Wochenplan für das Freizeitprogramm
• Überprüfen Sie zudem, ob auch alle Schüler die Anforderungen für das geplante Programm erfüllen

Kontrolle der Personaldokumente

• Kontrollieren Sie die Personaldokumente der Mitreisenden, diese müssen im Zeitraum der Klassenreise gültig sein
• Hierzu zählen: Personalausweis, Gesundheitskarte und Reisepass
• Geben Sie besonders Acht auf die Gesundheitskarte, damit Schüler im Notfall stets Zugriff auf medizinische Unterstützung erhalten

Zeitlicher Rahmen: 2 Monate vor der Klassenfahrt

Eingang der Zahlungen kontrollieren

• Wurde bislang nur eine Anzahlung beim Reiseveranstalter gezahlt, muss jetzt der restliche Betrag überwiesen werden
• Kontrollieren Sie, ob alle Eltern den Betrag überwiesen haben und ob alle Zuschüsse gewährt wurden

Zweiter Elternabend

• Informieren Sie die Eltern bei einem zweiten Elternabend detailliert zum Ablauf der Klassenfahrt
• Stellen Sie in diesem Sinne Merkblätter mit allen wesentlichen Daten bereit (Telefonnummer, Anschrift und Unterkunft)
• Erinnern Sie die Eltern daran, die Personaldokumente Ihrer Kinder zu kontrollieren und holen Sie, falls nötig, weitere Einverständniserklärungen für das Freizeitprogramm ein

Zeitlicher Rahmen: 1 Monat vor der Klassenfahrt

• Führen Sie vor Antritt der Klassenfahrt noch ein letztes ausführliches Briefing mit der Klasse durch
• Arbeiten Sie dabei letzte Details für das Freizeitprogramm aus, informieren Sie die Schüler über die Regeln während der Klassenfahrt und sammeln Sie alle Einverständniserklärungen ein
• Erarbeiten Sie zudem eine Packliste für die Schüler, damit niemand etwas vergisst und denken Sie an einen Erste-Hilfe-Kasten für die Reise 
• Kontrollieren Sie abschließend, ob auch alle Schüler in der Lage sind, die Reise anzutreten. Falls ein Schüler aufgrund von Krankheit oder einer nicht bestandene Prüfung bei der Reise wegfällt, können Sie umgehend Ihre Reiserücktrittsversicherung beanspruchen

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